Die Zukunft der magistratischen Verwaltung

„Ja, wir haben den Sommer genutzt“ bestätigt Bürgermeister Mag. Matthias Stadler die brodelnde Gerüchteküche. „Magistratsdirektor Mag. Thomas Dewina und ich haben intensiv an der Zukunft der magistratischen Verwaltungsorganisation gearbeitet und haben auch externe Beratungsleistungen mit einbezogen.“
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Magistratsdirektor Thomas Dewina und Bürgermeister Matthias Stadler präsentieren die neue Organisationsstruktur für den Magistrat.

Neues Organigramm

Unter der Leitung von Bürgermeister und Magistratsdirektor gliedert sich die Verwaltung künftig in eine Abteilung für Personal, die Stadtprokuratur, das Bürgerhaus und sechs Geschäftsbereiche.
Für die bewährte Kontrolle sorgt weiterhin der erst im Oktober 2018 neu eingerichtete Stadtrechnungshof.

Die Stadtprokuratur
Die neue Stadtprokuratur ist eine Weiterentwicklung der bestehenden Rechtsabteilung. Die juristischen Herausforderungen mit sehr komplexen Fragestellungen im Rechtsbereich sind in den letzten Jahren stark angestiegen und es ist zu erwarten, dass sich dieser Trend weiter fortsetzt.
Deshalb sollen künftighin vier Departements mit vier eigenverantwortlichen „Anwälten“ der Stadt installiert werden. Als Vorbild dient hier die Prokuratur des Bundes. Die vier neuen Departements sind nach einer fixen Geschäftsverteilung beauftragt die Stadt in sämtlichen rechtlichen Angelegenheiten zu vertreten, die eigenen Aufgaben wie z.B. das Führen eines Vertragsarchives, die Erstellung von Rechtsgutachten und ähnliches zu erledigen und darüber hinaus die rechtliche Expertise für sämtliche Dienststellen des Magistrats in einer Art Dualität mit der fachlichen Abteilungsleitung zu gewährleisten.
Das Departement 1 ist nach der neuen Organisationsstruktur für den Verfassungsdienst, politische Angelegenheiten, strafrechtliche Angelegenheiten, ortspolizeiliche Verordnungen, gesellschaftsrechtliche Angelegenheiten, interne Rechtsgutachten zuständig.
Das Department 2 umfasst alle Rechtsfragen in den Bereichen Gesundheit, Soziales, Finanzen, Personal und Kultur.
Zivilrechtliche Angelegenheiten, insbesondere Vertragsrecht, Liegenschaften, Bauprojekte, Infrastruktur und städtische Betriebe werden im Departement 3 vertreten.
Im Departement 4 werden die Rechtsfragen im Zusammenhang mit dem neuen Bürgerhaus, der Digitalisierung, des Datenschutzes, des gesamten Außenauftrittes inklusive Bürgerservice sowie der Einwohnerangelegenheiten geklärt.
Stadler und Dewina merken zur personellen Besetzung an, „dass hier drei junge, sehr qualifizierte Frauen in der obersten Führungsriege des Magistrats etabliert werden.“

Das Bürgerhaus

Das bestehende Bürgerservice im Rathaus soll zu einer in Österreich einzigartigen Servicestelle für BürgerInnen, dem neuen „Bürgerhaus“ ausgebaut werden.
Die Stadtverwaltung erbringt tagtäglich knapp 700 Leistungen für die BürgerInnen. Ein großer Teil dieser Leistungen kann direkt im neuen Bürgernhaus für die St. PöltnerInnen erbracht werden. Die Maxime lautet: Nicht die Bürgerin/der Bürger läuft von Amt zu Amt, sondern sein Anliegen.
Damit werden die Anliegen der BürgerInnen noch stärker in den Fokus des Verwaltungshandels gestellt. Die rasche und effiziente Erledigung der Aufgaben durch die MitarbeiterInnen des neuen Bürgerhauses bestimmt das Handeln und nicht mehr die Zuständigkeit. Der Spruch „Vurschrift is Vurschrift“ ist damit endgültig passé. An seine Stelle tritt ein Bürgerhaus in dem sich die Mitarbeiter ähnlich einem Co-Working-Space abteilungsübergreifend um die Anliegen der BürgerInnen kümmern. Das ist in Österreich bisher einzigartig. Das Bürgerhaus soll ein Ort des Verweilens, des Serviciertwerdens in allen Lebenslagen, des Dabeiseins, des Aufgehobenseins und des Wohlfühlens sein. Es soll künftig das Zentrum für sämtliche Dienstleistungen, welche die Stadt für die BürgerInnen, TouristInnen, die Wirtschaftstreibenden und die Medien erbringt, sein. Der Aufgabenbereich erstreckt sich von den Personenstandangelegenheiten und dem Büro für Diversität über das Bürgermeisterbüro und das allgemeine Bürgerservice bis hin zu Wohnservice und Wirtschaftsservice. Und weil das Bürgerhaus ein offenes Haus sein soll, werden hier künftig auch die Bereiche Kommunikation, Partizipation, Digitalisierung und Information angesiedelt. Die Leistungen im neuen Bürgerhaus werden also gegenüber dem bisherigen Bürgerservice deutlich zum Vorteil der BürgerInnen erweitert.
Die neue Verwaltungsstruktur des Bürgerhauses erfordert auch ein neues räumliches Konzept, das den BürgerInnen beim Besuch noch mehr Komfort bieten soll. Jedenfalls ist geplant das gesamte Erdgeschoß des Rathauses und des Hauses Rathausgasse 2 barrierefrei an die neuen Strukturen anzupassen und auszubauen. Ziel ist es, im Rathaus einen einladenden, offenen, durchgängigen Bereich zu schaffen, der bis spätestens Ende 2023 für die BürgerInnen und BesucherInnen der Stadt zur Verfügung stehen soll.

Änderungen der Geschäftsbereiche

Der bisherige sehr große Fachbereich Bau wird in zwei Geschäftsbereiche aufgeteilt. Diese Maßnahme ist vor allem der raschen städtischen Entwicklung geschuldet und dient der Gewährleistung einer effizienten Verwaltung und Führung beider Bereiche. Der Geschäftsbereich „Stadt- und Verkehrsplanung, Öffentlicher Raum“ deckt nicht nur die strategischen Ziele der Stadtentwicklung und Raumordnung ab, sondern soll sich verstärkt dem öffentlichen Personennahverkehr und der Verwaltung des öffentlichen Gutes widmen. Der Geschäftsbereich „Bauprojekte, Infrastruktur und Betriebe“ sichert einerseits die städtische Infrastruktur und Daseinsvorsorge ab und ist andererseits Ansprechpartner und Projektleitung für sämtliche Bauprojekte. Dazu soll die „Bäderverwaltung“ als städtischer Betrieb und mittelfristig auch die Abteilung „IT & T“ eingegliedert werden.
Die übrigen Geschäftsbereiche „Kultur und Bildung“, „Gesundheit, Soziales und Umwelt“, „Finanzen“ und „Behörden“ sowie die Abteilung für „Personal“ erfahren nur notwendig gewordene Anpassungen.

Kriterien für die Neustrukturierung

„Wir starten das Projekt der Neustrukturierung unverzüglich. Die Herausforderung besteht darin, die teilweise seit Jahrzehnten eingeübten Verwaltungsabläufe zu hinterfragen, zu evaluieren und Verbesserungsvorschläge auszuarbeiten und umzusetzen. Es geht darum, die Verwaltung „neu zu denken“ und das Handeln auf die Ansprüche der BürgerInnen und die Herausforderungen der Zukunft zu projizieren. Das geht nicht von heute auf morgen und muss auch gut überlegt sein. Die Projektentwicklung und die Umsetzung erfordern Flexibilität, Mut zur Veränderung und die Bereitschaft sich auf etwas Neues einzulassen. Die Neustrukturierung bedeutet ein enormes Arbeitspensum für die MitarbeiterInnen im Rathaus, ist aber gleichzeitig die Chance, die Arbeitsabläufe zu optimieren und eine weitere Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. So wollen wir sicherstellen, dass die Anliegen der BürgerInnen im Mittelpunkt unseres abteilungsübergreifenden Handelns stehen, und die MitarbeiterInnen mit vollem Einsatz und Freunde die Arbeiten erledigen“, fassen Dewina und Stadler zusammen.

Für die bevorstehenden Veränderungen geben Stadler und Dewina folgende wichtige Kriterien als Leitlinien vor, die als Grundlage dienen sollen:
1. Wenn Organisationsstrukturen zu ändern sind, sind diese nicht radikal vorzunehmen, es wird vielmehr auf eine Kontinuität der Verwaltung wertgelegt und auf Veränderungen, die individuell eingetaktet sind, wobei die Anforderungen an eine moderne Verwaltung implementiert werden.
2. Die Zukunft einer modernen Verwaltungsorganisation wird in der bestmöglichen Erledigung der Aufgaben gesehen, wobei die festgelegten internen Zuständigkeiten in den Hintergrund gerückt werden. Die Aufgabenerledigung aus Bürgersicht ist das zentrale Thema.
3. Ziel des magistratischen Handelns ist ein Dienstleistungsbetrieb für die BürgerInnen, welcher ein geordnetes Zusammenleben in der Gemeinschaft unter Schaffung und Gewährleistung bester Lebensqualität sichern soll.

Die notwendigen Beschlüsse und Entscheidungen sollen dem Projektfortschritt entsprechend zeitgerecht in den Gremien getroffen werden.

Bürgermeister Mag. Matthias Stadler und Magistratsdirektor Mag. Thomas Dewina stellen die Weichen für die Neustrukturierung der Verwaltung der Landeshauptstadt St. Pölten.
Die großen Herausforderungen der Zukunft und der Wille zur weiteren Optimierung der städtischen Leistungen für die BürgerInnen machen eine Änderung der Organisationsstruktur des Magistrats notwendig.
„Das nunmehr vorliegende Konzept wird zunächst magistratsintern den Führungskräften vorgestellt und danach öffentlich präsentiert. Hintergrund für diesen Prozess ist natürlich auch die Tatsache, dass in den nächsten Jahren mehr als die Hälfte Führungsmannschaft im Magistrat in den Ruhestand übertritt und daher ohnehin die personelle Nachbesetzung ansteht. In einer solchen Situation ist es durchaus naheliegend, grundsätzlich auch über bestehenden Organisationsstrukturen nachzudenken und diese bei Bedarf zu optimieren.“